Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung beschreibt die automatische Ausführung einer definierten Abfolge von Schritten — ausgelöst durch ein Ereignis, eine Bedingung oder einen Zeitplan — ohne manuellen Eingriff zwischen den Schritten.
Workflow vs. Prozessautomatisierung vs. RPA
Die Begriffe überschneiden sich — aber sie beschreiben unterschiedliche Ebenen:
| Begriff | Fokus | Typisches Werkzeug |
|---|---|---|
| Prozessautomatisierung | Oberbegriff — jede Form der automatischen Ausführung betrieblicher Abläufe | RPA, API, Workflow-Engine, Regelsystem |
| Workflow-Automatisierung | Mehrstufige Abläufe mit Triggern, Bedingungen und Verzweigungen | Workflow-Engine, Low-Code-Plattform |
| RPA | Automatisierung von UI-Interaktionen in bestehenden Anwendungen | RPA-Bot (UiPath, Automation Anywhere, Power Automate Desktop) |
RPA ist oft ein Baustein innerhalb eines Workflows — der Bot führt einen Schritt aus, den eine Workflow-Engine ausgelöst hat.
Typische Trigger und Aktionen
Trigger: Was einen Workflow startet
Zeitplan (täglich um 06:00 Uhr), eingehende E-Mail mit bestimmtem Betreff, neuer Eintrag in einer Datenbank, Formular-Submission, Statusänderung in einem System, manueller Auslöser durch Mitarbeiter.
Bedingungen: Was den Pfad bestimmt
Wenn Rechnungsbetrag über 5.000 €, dann Genehmigung erforderlich. Wenn Lagerbestand unter Meldebestand, dann Bestellung auslösen. Bedingungen ermöglichen Verzweigungen im Ablauf.
Aktionen: Was ausgeführt wird
E-Mail versenden, Datensatz anlegen, Dokument generieren, API aufrufen, RPA-Bot starten, Benachrichtigung senden, Datei verschieben, Wert in Datenbank schreiben.
Beispiele aus der Praxis
Eingangsrechnung löst Genehmigungskette aus
Eine Eingangsrechnung trifft ein. Der Workflow liest Betrag und Kostenstelle aus, leitet sie an den zuständigen Freigeber weiter, setzt eine Erinnerung nach 48 Stunden und bucht nach Freigabe automatisch.
Neukundenanmeldung befüllt CRM und löst Willkommens-E-Mail aus
Sobald ein neuer Kunde angelegt wird, schreibt der Workflow die Stammdaten ins CRM, legt eine Aufgabe für den Vertrieb an, versendet eine Willkommens-E-Mail und benachrichtigt den zuständigen Account Manager.
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