Was ist RPA?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die Software-Bots einsetzt, um regelbasierte, repetitive Aufgaben in bestehenden Anwendungen zu automatisieren — ohne deren Quellcode zu verändern oder eine technische Schnittstelle (API) vorauszusetzen.
Wie RPA funktioniert
Ein RPA-Bot interagiert mit Software auf dieselbe Weise wie ein Mensch: Er öffnet Anwendungen, liest Felder aus, gibt Daten ein, klickt Schaltflächen und kopiert Inhalte zwischen Systemen. Der entscheidende Unterschied zur klassischen Automatisierung: Der Bot greift auf die Benutzeroberfläche zu — nicht auf die Datenbank oder eine API.
Das macht RPA besonders nützlich für Systeme, die keine offizielle Schnittstelle bieten — ältere ERP-Systeme, branchenspezifische Software, interne Legacy-Anwendungen.
Die Konfiguration erfolgt über sogenannte Workflows: Eine Abfolge von Schritten wird einmalig definiert und danach vom Bot beliebig oft wiederholt — zuverlässig, in konstanter Geschwindigkeit, ohne Flüchtigkeitsfehler.
Wann RPA sinnvoll ist
Kein API vorhanden
Wenn das Zielsystem keine Schnittstelle bietet oder eine API-Anbindung unverhältnismäßig teuer wäre, ist RPA oft die pragmatische Alternative.
Hohe Wiederholungsrate
Aufgaben, die täglich mehrfach identisch ablaufen — Daten übertragen, Felder befüllen, Berichte exportieren — amortisieren den Implementierungsaufwand schnell.
Klare Regeln, wenig Ausnahmen
RPA funktioniert zuverlässig, wenn der Ablauf eindeutig definiert ist. Je mehr Ausnahmen und Ermessensentscheidungen ein Prozess enthält, desto aufwendiger wird die Pflege.
Wann RPA nicht die richtige Wahl ist
- Wenn ein API existiert: Eine API-Integration ist stabiler, wartungsärmer und in der Regel schneller als RPA. Existiert eine Schnittstelle, sollte sie genutzt werden.
- Wenn die Benutzeroberfläche sich häufig ändert: Jede Layout-Änderung kann einen Bot zum Stillstand bringen. Sehr volatile Oberflächen treiben den Wartungsaufwand in die Höhe.
- Wenn Entscheidungslogik komplex ist: RPA automatisiert Ausführung — keine Einschätzungen. Prozesse mit viel Interpretationsspielraum passen nicht zu RPA.
- Wenn die Datenmenge gering ist: Bei wenigen Vorgängen pro Woche lohnt sich der Implementierungsaufwand selten.
RPA in der Praxis
Typische Einsatzgebiete, ohne Kundennamen:
Buchhaltung: Eingangsrechnungen übertragen
Rechnungsdaten aus E-Mail-Anhängen oder Portalen werden automatisch ausgelesen und in das Buchhaltungssystem übertragen — Belegprüfung, Kontierung, Buchung.
SAP-Dateneingabe: Stammdaten pflegen
Neue Lieferanten, Artikelstammdaten oder Kundendaten werden aus einer Quelldatei automatisch in SAP eingetragen — ohne manuelles Abtippen, ohne Zahlendreher.
Mahnlauf: Offene Posten bearbeiten
Der Bot prüft täglich offene Posten, generiert Mahnschreiben nach definierten Stufen und versendet sie — ohne dass ein Mitarbeiter die Liste manuell durchsehen muss.
Häufige Fragen
Brauche ich IT-Ressourcen für RPA?
Für die Implementierung ja — ein technisches Verständnis der Prozesse ist notwendig. Im laufenden Betrieb sind IT-Ressourcen minimal, sofern sich die Zielsysteme nicht häufig ändern.
Was kostet RPA?
Die Implementierungskosten hängen von der Prozesskomplexität ab. Erfahrungswert: einfache, klar definierte Prozesse lassen sich in 20–60 Stunden implementieren. Jährliche Lizenzkosten für RPA-Plattformen kommen hinzu.
Ist RPA dasselbe wie KI?
Nein. RPA führt regelbasiert aus — was definiert wurde, genau so. KI/LLM-Systeme interpretieren, klassifizieren oder generieren. Beides sind verschiedene Werkzeuge für verschiedene Aufgaben.
Ist RPA für Ihren
Prozess geeignet?
Kurze Beschreibung des Ablaufs genügt. Wir sagen Ihnen, ob RPA passt — oder ob eine andere Lösung sinnvoller ist.
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