Prozessautomatisierung: Beispiele aus dem Mittelstand
Prozessautomatisierung klingt abstrakt, bis man konkrete Abläufe benennt. Diese Seite zeigt typische Szenarien — keine Erfolgsgeschichten mit Prozentzahlen, sondern strukturierte Beschreibungen, wie ein Prozess vorher aussieht und was sich danach verändert. Alle Beispiele sind fiktiv, aber branchentypisch.
Logistik und Transport
Auftragseingang → ERP + Versandsystem
Vorher: Eingehende Aufträge per E-Mail werden manuell ins ERP eingetragen, Versandaufträge manuell im Versandportal angelegt, Tracking-Links manuell an Kunden weitergeleitet.
Nachher: E-Mail wird automatisch ausgelesen, Auftragsdaten ins ERP übertragen, Versandauftrag automatisch erstellt, Tracking-Link automatisch an den Kunden versendet. Mitarbeiter prüfen nur Ausnahmen und Sonderfälle.
Handwerk und Dienstleistung
Telefonische Terminanfragen außerhalb der Geschäftszeiten
Vorher: Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten landen auf der Mailbox. Rückrufe am nächsten Morgen führen zu Wartezeiten, manchmal werden Anfragen vergessen oder gehen verloren.
Nachher: Ein Voicebot nimmt Anrufe entgegen, erfasst Kontaktdaten und Anliegen, legt einen Termin im Kalender vor oder hinterlässt eine strukturierte Aufgabe im CRM für den nächsten Tag.
Produktion und Fertigung
Bestellanforderungen aus Legacy-ERP
Vorher: Bestellanforderungen werden manuell in einem SAP-Altssystem erfasst — täglich mehrere Vorgänge, die bis zu 90 Minuten in Anspruch nehmen.
Nachher: Ein RPA-Bot übernimmt die Erfassung auf Basis einer Trigger-Datei. Er öffnet das SAP-System, navigiert in die Transaktion, befüllt die Felder und schließt den Vorgang ab. Der Prozess läuft automatisch, Fehler werden protokolliert.
Verwaltung und Buchhaltung
Eingangsrechnungen verarbeiten
Vorher: Eingangsrechnungen per E-Mail werden manuell heruntergeladen, geöffnet, geprüft und manuell ins Buchhaltungssystem eingetragen. Bei hohem Volumen ein zeitaufwändiger täglicher Prozess.
Nachher: KI liest relevante Felder aus (Datum, Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer), überträgt sie ins Buchhaltungssystem, markiert Ausnahmen (unbekannte Lieferanten, fehlende Felder) zur manuellen Prüfung.
Was diese Beispiele gemeinsam haben
- Der Ausgangsprozess ist wiederkehrend und weitgehend regelbasiert
- Ein Mensch führt denselben Ablauf täglich aus — ohne echten Mehrwert durch menschliche Entscheidung
- Die Automatisierung übernimmt den Standardfall; Ausnahmen bleiben beim Menschen
- Das beteiligte System hat entweder eine API oder eine stabile Oberfläche für RPA
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